مدیریت دورکاری
برای مدیریت دورکاری شما نیازمند استراتژی‌های مختلفی هستید که کنترل امور را به دست بگیرید. در دوران دورکاری، یک مدیر موفق باید انرژی دوچندانی را برای مدیریت دورکاری صرف کند و نه آن که نیروها را به حال خود رها کند. شاید در ابتدا سخت باشد، اما پس از مدتی، با اعمال قانون و برنامه‌ریزی، همه چیز روال درست خودش را طی خواهد کرد. به همان اندازه که وجود وجدان کاری در نیروها اهمیت دارد، استراتژی‌های مدیریت دورکاری نیز مهم‌اند. بیایید با هم برخی نکات کاربردی دورکاری را مرور کنیم.
درخواست فراهم کردن فضای کاری در خانه
از نیروهای دورکار خود بخواهید که حتماً در خانه برای خود گوشه‌ی دنجی ایجاد کنند. بهتر است که گوشه‌ای از خانه را تبدیل به فضای کار کنند. وجود میز تحریر یا میز کار بر ایجاد حس و حال کار تأثیر دارد. پوزیشن‌های لمیده و خوابیده روی کاناپه و… تمرکز نیرو را در حین کار می‌گیرد و بدن را خسته و خموده می‌کند. وقتی که بدن در پوزیشن‌های استراحت قرار دارد، مغز نمی‌تواند فرمان کار را صادر کند. شما نمی‌توانید نیروهای دورکارتان را مجبور کنید که در خانه همان‌طور بنشینند که در محیط کار، اما می‌توانید آن‌ها را متقاعد کنید که توجه به این ظرایف چه تأثیری بر کارشان خواهد داشت. برای بعضی افراد پوشیدن لباس بیرون هم گزینه‌ی مناسبی است. جالب است بدانید برخی نویسنده‌های مطرح عادت دارند همیشه آراسته پشت میز بنشینند. نیروهای دورکار نیازمند این هستند که به لحاظ روانی، محیط کار را برای خود شبیه‌سازی کنند. همان‌طور که نویسنده‌ها نیازمند این هستند که در خانه به خود بفهمانند، مشغول کار هستند.
مکتوب کردن، راه مدیریت دورکاری
چیزی که در مدیریت دورکاری اهمیت ویژه‌ای دارد، مکتوب کردن پروسه‌ی کار، نظرات، تصمیمات و ایده‌هاست. ممکن است ایده‌ای مطرح شود و به سبب دوری، به فراموشی سپرده شود. در حالی که در محیط شرکت، نیروها و مدیر با یکدیگر به طور پیوسته در ارتباط هستند و مسائل کمتر به دست فراموشی سپرده می‌شود. در مدیریت دورکاری، نوشتن اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. پیگیری امور، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق مکتوب است. هرگز مکالمه و حتا چت، جای برنامه‌ریزی مکتوب را نمی‌گیرد. آن‌چه را که بین شما و نیروها طی شده، حتمن در سررسید، به تاریخ همان روز، قید کنید و از آن‌ها نیز بخواهید فعالیت‌ها را به تاریخ روز، مکتوب کنند. ممکن است به نظر اضافه بیاید، اما در مواقع بحرانی خواهید دید که برنامه‌های مکتوب برای شما در حکم سند عمل می‌کنند. مدیری که فکر می‌کند می‌تواند همه چیز را در ذهن نگه دارد و روی کاغذ نمی‌آورد، مدیر قابل اعتمادی نیست!
تفکیک موقعیت اضطراری و غیر اضطراری
یکی از معضلات مدیریت دورکاری، از دست رفتن مفهوم زمان کار و زمان استراحت است. باید فضای پاسخگوییِ اضطراری و فضای مکالماتِ غیراضطراری را از یکدیگر تفکیک کنید. مکالمات اضطراری یعنی «همین الان وسط یک چالش هستم و نیازمند پاسخ فوری‌ام» و مکالمات غیراضطراری یعنی «هروقت توانستی جواب بده». مکالمات غیراضطراری هم می‌توانند کاری باشند، اما اگر چند ساعت بعد جواب‌شان را بدهیم، اتفاقی نمی‌افتد. برای مثال، شما می‌توانید پلتفرم‌هایی مانند واتس‌اپ و تلگرام را به مکالمات غیراضطراری اختصاص دهید و پلتفرم‌هایی مانند Trello که برنامه‌ریزی‌ها در محیط آن صورت می‌گیرند را به مکالمات اضطراری. اگر شما مکالمات را بر اساس اضطرار از هم جدا نکنید، ممکن است در روند کار وقفه بیفتد، یا برعکس، تمام زمان معطوف به کار شود. مدیریت دورکاری، در صورتی که بدون استراتژی باشد، کار فرسایشی‌ای خواهد بود.
اولویت‌بندی کردن برای پاسخگویی
مدیریت دورکاری، از آن جهت که همیشه باید در دسترس بود، کار سختی است. برای آن که دچار آشفتگی ذهنی نشوید و بتوانید با نظم همه‌ی مکالمه‌ها را پیش ببرید، مراتب امور را اولویت‌بندی کنید. یکی از این امور، پاسخگویی به نیروهاست. بعد از آن که کارها روی غلتک افتادند و احتیاجی به کنترل هر روزه نبود، برای نیروها، متناسب با کارشان زمان‌بندی کنید. برای مثال ممکن است برنامه‌ی فردی هفتگی باشد، برنامه‌ی فردی دیگر ماهانه. مشخص کنید که چه کسانی لازم است مرتب با شما در تماس باشند و چک بشوند، و چه کسانی کمتر به این ارتباط نیاز دارند. بنا به این اولویت‌بندی مدیریت دورکاری، به مسائل‌شان پاسخگو باشید. اگر مکالمات کسی را بی‌پاسخ بگذارید، ممکن است احساس کند در زیر نگاهِ شما نیست و کم‌کاری کند. برای آن‌که بتوانید به تمام مکالمه‌ها در محیط‌های مختلف پاسخ دهید، افراد را بنا به نیازشان، اولویت‌بندی کنید.
امکان ارتباط نیروها با یکدیگر
برای یک دورکاری موفق، نیروها نیازمند این هستند که از تجربیات یکدیگر استفاده کنند. شاید نیروهای دورکار، نخواهند که مدام برای مدیر مزاحمت ایجاد کنند اما نیازمند ارتباط باشند. به همین خاطر لازم است یک گروه برای نیروهای دورکار تشکیل دهید. مزیت این گروه، تنها ارتباط آن‌ها با یکدیگر نیست. بلکه به طور عمومی، شاهد رفتار شما خواهند بود. نیروها باید رفتار عمومی شما را ببینند تا از اخلاقیات شما به شناخت برسند. دورکاری، به سبب عدم شناخت، می‌تواند یک پروسه‌ی سوءتفاهم برانگیز باشد. در مدیریت دورکاری باید این مسائل را هم در نظر بگیرید. در صورت وجود یک گروه برای نیروهای دورکار، نیروها با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و زحمت بعضی پاسخگویی‌ها هم از دوش شما برداشته می‌شود. تشکیل گروه می‌تواند باعث به اشتراک گذاشتنِ تجربیات و ایجاد فضای رقابتی هم بشود.
در آخر…
مدیریت دورکاری، نیازمند تجربه‌ی موفق مدیریت حضوری است. زیرا همه‌چیز در دورکاری دشوارتر خواهد شد. در قدم اول، سعی کنید به نیروها نشان دهید که متوجه مسائل‌شان هستید. این شما هستید که با انتظارات‌تان کیفیت دورکاری را تعیین می‌کنید. اگر شما فکر کنید، دورکاری اتلاف وقت است، نیرو هم همین پاسخ را به شما خواهد داد! و اگر شما، همچون شرکت‌های حرفه‌ای، نگاه جدی و متوقعی به دورکاری داشته باشید، می‌بینید که همه‌چیز در کمال جدیت پیش می‌رود. برای مدیریت دورکاری، در ابتدا، نیازمند مدیریت خودتان هستید.